通知公告

计划财务处关于网上自助报销系统试运行的通知

  

各部门、单位:

山东理工大学网上自助报销系统是集网上电子签批、电子影像、财务网上审核、无现金报销等功能为一体的报销软件,可节省手工签批、填制纸质单据以及排队报销的时间。经过前期开发、调试,目前基本功能已部署完成,现在全校范围内试点运行。有关事项通知如下:

一、系统流程

1、报销授权。项目负责人本人直接办理业务无需授权,如果其他人员(如经办人、报销人)使用本人项目办理报销,应通过项目授权系统进行有条件的授权,被授权人可在授权范围内办理业务,但项目审批权不变。

2、登录填报。报销申请人登录学校“网上服务大厅─财务系统─网上报账系统”,按照日常业务、差旅业务、借款业务三种模板填报报销数据,上传报销票据图像文件,提交财务审核。

3、财务预审。财务人员在网上对报销数据、票据图像文件进行审核,审核通过后推送至项目负责人或单位负责人,审核未通过的返回报销申请人进行补充修改。

4、网上审批。根据微信公众号推送的业务审批提醒,项目负责人或单位负责人通过手机APP或PC端程序完成审批,审批意见推送至报销申请人。

5、票据投递。报销申请人打印项目负责人或单位负责人审批的报销单,会同原始发票送交计划财务处经费核算部,取得交接pos单即可离开,计划财务处在3个工作日内送达办理银行。

6、进度查询。报销申请人可随时通过计划财务处微信公众号查看业务办理进度。

具体操作见附件1《网上自助报销系统简明使用手册》。

二、实施要求

1、试运行期为12月11日至12月25日。试运行期间差旅费、借款业务、内部转账业务应在网上自助报销系统进行申报办理,日常业务根据需求选择使用。运行期结束后,计划财务处根据反馈意见协助软件技术公司修改系统功能,并根据政府会计制度改革要求重新配置报销科目及流程,在下年度开始报销时正式启用,除特殊业务外全部纳入网上申报办理。

2、考虑使用频率及试点因素,本次教学科研项目负责人未配置中金金融认证中心有限公司的电子证书(EKEY)。教学科研项目的负责人审批采取在系统打印的报销单上手签模式,其他按照自助报销系统的流程执行,无需柜台排队。待试点结束后根据需求分批配置电子证书(EKEY)。

3、按照国家个人所得税改革要求,自2018年12月10日起,学生及校内外人员发放的各类资金来源的劳务费、助研费、咨询费、评审费、临时用工工资、学生资助经费等人员支出均应通过个人收入申报系统进行申报,负责人在系统打印的劳务费发放表手工签字报送计划财务处。此类业务暂时不在自助报销系统办理申请。具体操作见附件2《个人收入申报系统使用手册》。

三、有关注意事项

1、电子证书(EKEY)及密码是中金金融认证中心有限公司提供的具有法律效力的电子签名认证服务,在自助报账系统中替代手工签字,符合《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号)有关电子档案的要求。请各单位、项目负责人妥善保管。

鉴于大部分电子证书(EKEY)属于首次使用,计划财务处将派专人对电子证书(EKEY)、手机APP及PC端程序提供上门安装调试服务。

2、自助报销系统的业务办理提醒、进度查询均通过“山东理工大学计划财务处”微信公众号推送,请相关人员务必关注并完成身份绑定。

3、请注意浏览器版本及屏蔽功能。在报销业务填报过程中,点击“下一步(提交财务审核)”后,请耐心等待原始发票网络上传窗口的弹出,如被浏览器屏蔽请注意点开。PC端审批时请确保使用的浏览器为IE11以上版本。

四、培训安排

为便于师生员工了解相关财务报销政策及流程、自助报销系统操作,计划财务处定于12月10日下午2:30举行财务报销政策解读及报销系统使用培训会。

培训地点:鸿远楼一楼报告厅

参会人员:学院3人,包含办公室人员、科研助理、研究生等经常办理报销业务的人员代表;各部门经常办理报销业务人员1人。

五、其他

我校采用的“网上报销 + 电子证书认证”模式是省内试点,在国内高校财务领域亦处于探索应用阶段,请您对网上自主报销系统试用过程中遇到问题提出宝贵意见,联系电话2780015(内线80015)。

 

附件1:网上自助报销系统简明使用手册

附件2、个人收入申报系统使用手册

附件1 网上自助报销系统简明使用手册.docx

附件2 个人收入申报系统使用手册.docx  

 

    计划财务处

     2018年12月7日