山东理工大学文件
鲁理工大政发〔2015〕46号
关于印发《山东理工大学
经费支出报销规定》的通知
各部门、单位：
《山东理工大学经费支出报销规定》业经校长办公会研究同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。
山东理工大学
2015年6月19日
山东理工大学经费支出报销规定
为严肃财经纪律、强化内部控制、简化报销程序，保证经济活动的合法真实有效，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国发票管理办法》《会计基础工作规范》《现金管理暂行条例》《现金管理暂行条例实施细则》《山东省预算单位公务卡改革实施意见》等法规，结合学校实际，制定本规定。
一、报销用原始凭证的要求
（一）报销用原始凭证的基本要求。合法、有效的原始凭证是经费支出报销的基本依据，应符合以下要求：
1.原始凭证必须是国家财政、税务部门统一印制的票据或按学校规定填制的有效单据。
从行政机关、事业单位或其他非营利性组织取得的票据，必须带有财政部门或其它规定机构的票据监制章；从公司、企业或其他营利性组织取得的发票，必须带有税务部门监制章；从外单位取得的行业性发票（如订票费等）可以报销，但自制的内部收据及在商店购买的三联单，不能作报销凭证。
如工作特殊需要向自然人购买物品，必须填制“购物单”，注明摘要、数量、单价、金额，并且要由售物人、经办人、验收人、经费负责人签字后，视同合法有效单据。购物单金额在200元至500元之间须经计划财务处经费核算部主任签批，500元以上的须经计划财务处分管处长签批。
依据有关规定发放给个人的劳务性费用，使用统一的《劳务费发放明细表》，按照国家税法规定缴纳个人所得税。学校职工和学生一律通过银行卡发放，校外人员一般也要通过银行卡发放。《劳务费发放明细表》中姓名、单位、身份证号码等信息要真实、完整，否则，不予报销。未通过银行卡发放的劳务性费用必须由本人在“领取人签字”处签字。社会用工工资、学生奖助学金等支出参照劳务费规定执行。
2.原始凭证的内容必须符合经济业务的真实情况，并应将如下内容填写齐全：单位名称（全称）为“山东理工大学”；填制凭证日期；购买物品的应详细填写名称、规格型号、数量、单价、金额（大、小写）；填制凭证单位的经手人签名或盖章；从外单位取得的原始凭证，必须盖有收款单位全称的印章。
3.从外单位取得的原始凭证记载的各项内容书写要清楚，易辨认，不得涂改、挖补。一式几联的发票（票据），必须套写或套打，以发票（收据）联作为支出报销凭证。
4.原始凭证的大写与小写金额应一致，若不一致，以小数报销。如所填汇总单据、差旅费单据等金额有误，金额可以大改小，金额小改大仅限于差旅费单据（改大金额控制在100元以内）。修改后应注明实报金额，并由报销人加按手印。
5.各类原始凭证、合同、批件必须用原件报账，复印件不得作为报销凭证。
从外单位取得的原始凭证如有遗失，应复印原始凭证存根并由原签发单位加盖财务专用章，复印件应清楚地显示原凭证的号码、金额和内容等，由经办人签字、经费负责人审批后，方可代作原始凭证。如果确实无法取得证明的车船票、飞机票、住宿费等凭证，应填写“特殊情况结算审批单”，由当事人写明详细情况，经审批后方可代作原始凭证。
（二）不同情况下原始凭证的特别要求。以下几种情况的原始凭证还应分别符合相应的特别要求：
1.购买办公用品、图书、耗材等物品或使用定额发票报销，应写明具体品名，若购买商品项目较多，发票上无法逐一填写时，可在发票上填写同类商品总金额，并提供加盖收款单位印章的商品明细清单。
2.购买各种教学科研设备，须凭增值税专用发票办理报销手续。
3.电话费以电信运行商开具的正式发票为报销依据，不得以预存款收据报销。
4.差旅费报销使用“山东理工大学差旅费报销单”，将出差补助及费用等内容填写齐全，将《山东理工大学教职工公出请假表》及有关单据附后，按规定程序签字审批办理报销。实行网上预约报销制度后，按照程序设定格式直接打印差旅费报销单。
5.若同类票据较多，如出租车票等，可用财务部门印制的“山东理工大学原始凭证汇总单”作为汇总表。实行网上预约报销制度后，使用“山东理工大学日常报销单”作为汇总表。
6.凡在校内办理的经济业务，原则上应实行校内转账。需要划转经费的，可填写校内“转账单”，由经费支出部门、单位负责人签字后，办理转账业务。经办人可保留好转账人留存联，查询经费结转情况。
（三）下列票据（发票），财务部门应拒绝受理：
1.假票据；
2.套用其他单位开具的票据；
3.未盖财务专用章或发票专用章的票据，或只盖有出具单位行政公章的票据；
4.发票类型与发生的经济业务内容不符的票据；
5.超过使用期限的票据。
二、借款、报销、缴款手续的规定
（一）借款手续的规定
1.借款人必须是我校正式职工。实行“前款不清，新款不借”制度。实行公务卡结算制度后，一般不再办理现金借款。借款期限一般不得超过一个月（师资培训费借款期限为一年），超过期限不还者，自下月起扣发工资归还借款。特殊情况，可填写延期归还借款申请，延期一般最长为一个月。
2.因公借用支票，支付金额、收款单位、用途必须填写完整准确，借款人应在借款单以及支票存根上签名。
3.横向科研课题若协作单位要求先开收据后付款，需填写“借用发票借据”，由所在部门、单位负责人签批，办理“票据”借用手续。课题到款后，由科学技术处或社会科学处填写“科研项目经费分配单”转入相应课题。
（二）报销手续的规定
1.报销业务应由本单位正式职工办理,其他人员原则上不得办理报销业务,如确需长期聘用的社会用工人员办理报销手续的，应由经费责任单位负责人写出书面委托书方可办理。研究生可代导师办理导师切块经费、参与的学校预算下达的研究项目、横纵向课题等业务的报销手续，但应了解清楚涉及的业务事项，并对业务事项的合法性、真实性负连带责任。
2.购买实物办理报销时，必须有验收证明，采购人与验收人不能为同一人。购买的设备、物品，属于固定资产的，需先办理资产入账手续，持发票、入账手续、购货合同按报销手续签字后办理报销。横向课题经费为对方单位购置设备，须在发票上注明合同编号及条款内容。不需要入库的实物，除按报销手续签字外，还必须有验收人签字。除教学、科研课题经费外，所有经费购置图书，均需办理图书入库手续。
3.修缮工程项目办理报销时，除办理规定报销手续外，单项工程造价在1万元以上，或未经公开招标（抢修工程），或经招标后按定额结算的工程应附审计报告，对标的金额已确定的招标项目应附合同及验收证明。
4.1万元以上的设备、材料、服务支出等经济业务，报销时必须提供学校与对方单位签订的正式合同。
5.学生退学，应先到计划财务处收费管理部办理登记，再按有关规定退款，退款时领款人须在支出凭证上签字。
6.各种报销票据，当年年终结账前应报销完毕，因特殊原因未办理报销的，可延长到新年度的3月31日。
（三）缴款手续的规定
1.各部门、单位创收收入，应由缴款经办人填写计划财务处印制的“部门、单位创收收入缴款表”，由部门、单位负责人签字后，到财务办理缴款手续。各种成人教育、专业学位、中外合作办学、留学生等学历班和培训班的收入上缴学校时须附学生名单，注明收费项目及标准。
2.学校代发工资的单位，请于每季度最后一个月发放工资后（11日）到计划财务处进行返还应缴工资核对，于当月的28日前结清工资，否则停止工资代发。
三、进一步规范差旅费的管理和报销
（一）交通费的管理与报销
1.外出从事公务活动一般应乘坐公共交通工具（学校安排公务用车的除外），并且使用正规的交通票据报销交通费用。
2.本地校外联系工作和进行其他公务活动乘坐出租车、公共交通工具或租用车辆的，要在原始票据或支出汇总单上注明“因什么工作任务”而发生，且报销人和经费审批人签字后方可报销。
3.外出从事科研、参加会议和培训及其他公务活动，以《山东理工大学教职工公出请假表》注明的出差目的地为依据报销往返区间的交通费，不得报销与目的地无关的交通费。特殊情况往返期间中转第三地的，报销人需做出书面说明，经出差审批人签字后方可报销。往返区间的交通票据要连续、完整，车票丢失或不连续完整的，要做出说明，附特殊情况结算审批单报销，否则不予报销出差期间的交通费。不得使用补充客票代替丢失车票报销交通费。
4.因科研工作在合作单位出差期间，实际发生住宿但由合作单位安排并承担住宿费的，凭合作单位出具的承担住宿费的有效证明报销城市间交通费。
5.因特殊情况确需驾驶本人车辆出行的，按外出期间实际发生的汽油费、过桥过路费据实报销。外地汽油费、过桥过路费与《山东理工大学教职工公出请假表》、住宿费发票（或承担住宿费单位出具的有效证明，当天返回的除外）填写《差旅费报销单》一起报销，不允许单独报销外地汽油费、过桥过路费；汽油费、过桥过路费要与外出往返区间相关，不得报销与外出往返区间无关的汽油费、过桥过路费。本地汽油费报销时要在原始票据上注明“因什么工作任务”而发生，且报销人和经费审批人签字后方可报销。汽油费、过桥过路费要确保因公务活动而发生，严格禁止使用私人用车加油费、过桥过路费报销套取经费，否则按照有关规定追究当事人的责任。
6.因公务活动确需租用车辆的，凭印有税务监制章的租车费发票、车辆租赁合同（1万元以上）及加盖用车单位公章的《用车明细统计表》（见附件）报销租车费。租车费一律使用公务卡结算或转账结算，不得使用现金结算，否则不予报销。
7.因参加我校承担的科研项目、受邀来校参加各类评审会、论证会、讲学讲座等，需要在我校报销交通费的，必须提供有效证明方可报销。
8.科研经费报销交通费必须与该项目研究相关，否则不予报销。
9.教职工出差、访学等公务活动需购买机票的，应在政府采购机票管理网站、各航空公司直销机构或具备机票销售资质的代理机构购买公务机票（印有GP打头的验证码），使用公务卡或单位银行转帐方式（如支票、汇款）结算，不得使用现金结算。
购买非国内航空公司航班机票的，应以相关有效票据作为报销凭证，并附经单位外事部门和财务部门出具意见的审批表。
购买市场低价票的，应以有效票据作为报销凭证，并提供低于购票时点政府采购优惠票价的证明材料。
购票人报销机票退票手续费时，以航空公司或机票销售代理机构出具的退款单据作为报销凭证。
10.学生参加科研、各类竞赛、校外调研、校外考察、校外社会实践等活动，乘坐交通工具和住宿标准不得超过学校差旅费办法中“其余人员”标准，按照实际发生的城市间交通费、市内交通费、住宿费据实报销有关费用。其中，市内交通费不得超过80元/天。
（二）伙食补助费和市内交通补助费的管理与报销
1.外出公务活动，凭有效的住宿费凭证和交通费凭证，计算实际在外天数，发放伙食补助费和市内交通补助费。
2.出差期间，由其他单位负担城市间交通费和住宿费的，不予发放伙食补助费和市内交通补助费。
3.因科研工作在合作单位出差期间，实际发生住宿但由合作单位安排并承担住宿费的，凭合作单位出具的承担住宿费的有效证明和城市间交通费有效凭证，发放伙食补助费和市内交通补助费
4.外出参加会议、短期培训，要与工作职责和业务密切相关。除特殊情况外，会议和培训期间不发放市内交通补助，来往会议、培训地期间发放两天的市内交通补助。
会议和培训期间由举办方免费安排食宿，不发放会议、培训期间的伙食补助，来往会议、培训地期间按照实际在途天数发放伙食补助。举办方不免费安排食宿的，凭举办方出具的有效证明按规定标准发放伙食补助。
受邀参加学术会议、研讨会、评审会、座谈会等，实际发生住宿但由邀请方安排并承担住宿费的，凭合作单位或邀请方出具的承担住宿费的有效证明发放伙食补助。
会议费、培训费应附会议、培训通知，与差旅费一同报销，不得拆分报销。
5.学生因科研等活动出差，不发放伙食补助，研究生可以从导师课题经费中领取助研补助。学生实习费按照学校目前报销办法执行。
（三）住宿费的管理与报销
住宿费在规定标准内，凭有效住宿费凭证按实际发生额报销。
四、经费支出报销签批手续
（一）学校预算分配经费及各部门、单位创收经费，由经费责任部门、单位负责人签批；学校预算给各教学单位的经费及创收经费除实行项目管理经费外实行会签制度。
（二）设备购置费和专项维修费，按规定程序审批立项后，立项经费由项目负责人和业务主管部门行政负责人签批。
（三）教学立项经费，按规定程序立项后，由项目负责人签批，涉及设备费开支的，由项目负责人和教务处处长签批。
（四）高端人才及博士科研启动费，按规定程序审批立项后，在规定开支范围内由项目负责人签批。
（五）校内配套省级以上课题经费，按规定程序审批立项后，由业务主管部门负责人签批。
（六）研究生导师切块经费，按规定程序审批立项后，由导师签批。
（七）学校预算经费原则上不得开支招待费。因特殊情况需要开支招待费时，需要分管校长签批。
（八）学科建设经费、教学专项经费等，按学校有关管理办法签批。
（九）横、纵向课题经费，在预算和规定开支范围内由课题负责人签批。按学校规定提取的管理费和3万元及以上外拨资金，由业务主管部门负责人签批。课题负责人本人的经费支出由学科归属学院负责人签批。
（十）部门归口管理的职能经费，如有特殊要求，由归口部门制定管理办法，报学校批准后执行。
五、付款方式
（一）公务卡结算
1.利用公务卡结算取代现金结算方式, 其适用范围即是原现金结算的公用经费支出，包括办公费、差旅费、会议费、培训费、公务接待费、维修费、教学科研实验材料、车辆运行维护费等现金结算起点（1000元）以下的零星商品服务购买支出。
2.不论资金来源，纳入公务卡结算范围的经济业务必须使用公务卡结算。公务消费要尽量选择使用公务卡结算的场所，在不能使用公务卡结算的场所消费要提供不能使用公务卡的有效证明，经审批后方可报销。自本通知下发之日起，除暂不执行公务卡结算情形外，确实因特殊情况不能使用公务卡结算，须凭“山东理工大学特殊情况结算审批单”及相关财务凭证办理报销手续。能使用公务卡结算，但故意不使用公务卡结算的，属于恶意逃避监督行为，按照有关规定追究当事人的责任。
（二）银行转账
现金结算起点（1000元）以上业务要通过支票、汇款等银行转帐方式办理支付手续。在市内购物，需办理转账支票支付；在本市以外地区购物，需通过银行以电汇、汇票等方式支付。
六、其他事项
（一）按现金使用范围规定，需要支付现金在2000元以上的，应提前一天通知计划财务处资金结算部，以便备足现金。
（二）支票的有效期限是10天，经办人应及时办理，以免过期作废。
（三）所有财务单据的签字一律使用黑色钢笔、签字笔。
（四）各种单据报销时可由财务人员代为粘贴。
（五）每年12月26日前完成所有借款报销和还款手续，以保证学校财务决算的正常进行。
七、本规定由计划财务处负责解释。
八、本规定自印发之日起施行。原《山东理工大学经费支出报销规定》（鲁理工大政发〔2011〕19号）同时废止。
附件：用车明细统计表
