公务文书管理规定
为了规范公务文书管理工作程序,提高行政办事效率,使公务文书处理更加规范化、制度化、科学化,现将有关事项规定如下:
一、 收文处理
1、收文人员应有高度责任心,认真履行工作职责,每天定时开机浏览办公系统四次,熟练操作校园网办公自动化系统,确保如期如数收文。
2、收文后,及时分类登记。登记范围包括:来文机关、文号、标题、收文日期,份数,收文编号。
3、填写公文处理单,送处长签批。
4、办公室人员根据处长批办意见送有关人员传阅,不得横向传递,传阅人员阅文后应在传阅单上签字。
5、具体承办部门或人员应根据处长批办意见及时办理相关事项,办理结果按规定程序上报。
6、对于重大事项、紧急事项、综合性事项由处长指定督办人员,实行办理事项督办制度,督办人员对事项办理的时间、内容、反馈等应提出明确要求,并及时向处长汇报处理结果。
7、从省、市级主管部门和各级会议上直接收到的文件,收文人员应先及时将文件送交计划管理科,按照收文处理进行办理。需送交学校办公室的文件,由计划管理科进行收文登记后,送交学校办公室。
8、办理完毕的文件,妥善保管,分类归档。
二、 发文处理
1、根据学校公文处理细则规定,计财处可以函件方式按规定的部门发文字号在校内发文,不得以部门名义向上级机关报送公文,不得冠以文件头自行对外发文。
2、校内行文时,要求行文文种准确,观点明确,情况属实,条理清楚,层次分明,文字精练,书写工整。
3、各科按照科室职责进行拟稿,报分管处长签字后报计划管理科,由处长签发。计划管理科统一编号,进行发文登记。
4、如因工作需要确需对外发文,拟发文件经处长签字同意后,由计划管理科送交校办公室,按照学校规定程序办理。正式文件由计划管理科分类归档。
三、 文书档案管理
1、收发文应实行分类登记管理。
收文可分五大类:
1----省教育厅(财政厅)业务文件
2----省、市预算指标文件
3----市财政局业务文件
4----校内文件
5----其他外来文件
6----处内文件
发文可分四大类
1----报送省教育厅(财政厅)文件
2----报送市财政局文件
3----校内函件
4----其他发文
2、年度结束,办公室人员应于次年四月底前将本年度公务文书分类整理,装订成册归档,按照档案管理办法管理。
3、公务文书的查阅、复印、借阅应按规定程序批准,进行查借阅登记。