会计电算化档案管理制度
发布人:系统管理员  发布时间:2006-05-11   浏览次数:2090

 

会计电算化档案管理制度

 

    为加强我校会计电算化档案管理,保证会计电算化档案的安全完整,根据财政部《会计电算化工作规范》和财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的规定,制定本制度。

    一、会计电算化档案,包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据及其他与会计电算化相关的资料;会计数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据。

二、各科室指定专人负责会计电算化档案的收集、备份、打印、保管、移交等管理工作;出纳不得担任会计电算化档案的管理。

三、会计电算化档案应分类专门存放,做好防磁、防火、防潮、防尘工作,保证会计电算化档案的安全完整。

四、计算机中的会计数据每月应定期备份在磁性介质或其他载体中,以备恢复历史数据使用。年度终了,应对本年度会计数据进行完整备份,并标注备份数据的标题、所属期间、备份日期、次数及备份人姓名等,备份完毕,经办科室应填写备份记录。

五、采用磁性介质保存的会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。

六、记帐凭证、上机日志、会计帐簿(包括总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他帐簿)、财务报告(包括月度、季度、年度及不定期会计报表、附表)定期打印,其中,现金日记帐和银行存款日记帐必须每日打印。全部打印输出的各种会计资料必须按《会计档案整理归档的具体要求》整理装订,按期移交档案室编目存档。

七、会计电算化档案一般不得外借。因恢复历史数据借用时,要经过单位财务负责人批准,办理借阅手续,经手人必须签字记录,在恢复历史数据过程中,操作人员不得对会计电算化档案的内容进行非法删除和修改,归还时还应认真检查病毒,防止病毒感染。

八、因工作岗位调整而更换会计电算化档案管理员时,要办理移交手续,编制会计电算化档案移交清册,列明应当移交的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容。

九、移交会计电算化档案由单位财务负责人监交,交接双方经办人和监交人应在移交清册上签字。

十、保管期满的会计电算化档案,由档案保管人员向单位负责人提出销毁意见,编制会计电算化档案销毁清册,列明应当销毁的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容。单位负责人在会计电算化档案销毁清册上签署意见。

十一、实施销毁时,应当由单位档案机构、会计机构和上级主管部门派员监销,并将实际销毁内容与销毁清册进行准确核对。销毁后,监销人员要在销毁清册上签字,并将监销情况报告单位负责人。