会计档案管理办法
为了加强我校会计档案的管理工作,现依据财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》,以及国家教委《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》,结合我校实际情况,制定会计档案管理规范如下:
一、会计档案是会计核算专业资料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。包括:综合类、会计报表、会计帐簿、会计凭证、工资清册。
二、会计档案的立卷。计财处为一个会计档案立卷部门。各科设专(兼)职档案员,负责督促会计承办人员做好平时材料的收集、积累,按照归档要求整理立卷,装订成册,并妥善保管。
三、会计档案的内部交接。年度终了后,次年的9月底前,由各科专(兼)职档案员负责将整理好的会计档案交档案室,因记帐凭证数量较多,也可按月整理交档案室。计财处由处长指定或抽调专人组成会计档案复核小组,按照会计基础工作规范化要求对移交的会计档案进行复核,凡不符合要求的案卷,须返回重新整理,达到标准后方可办理移交手续。移交时,专(兼)职档案员按年度分类帐填写《会计档案交接登记簿》一式两份,由复核小组负责人监交签字。
四、档案员负责把收集的会计档案分类编号。填写档案案卷目录一式两份。
1、按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引,给出检索分类号。
2、根据财会档案的内容构成和形成特点,编制用于档号的二级类目代号简表。
高等学校财会类档案二级类目代号简表
CK | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
综合 | 会计报表 | 会计帐簿 | 会计凭证 | 工资清册(奖金、学生资料入此) |
(3)会计档案档号 = 年度号 + 财会档案分类号 +案卷号。模式如下:
分类号
五、会计档案编目。会计档案整理立卷后,分类按照编制好的案卷目录和卷内目录,分别各汇编两本档案目录册。一本交校档案室,一本留用作会计档案保管册。
六、会计档案的保管要求。
1、会计档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有适应的防火器材。
2、会计档案室保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅地方,以利查阅,并防止潮湿。
3、会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒,保持清洁卫生,以防虫蛀。
4、设置会计档案查阅登记簿、借阅登记簿,以防散失和泄密。
八、档案部门接收保管的会计档案,原则上应保持原装,个别需拆封重整的,应会同财会部门经办人员共同拆封整理,以分清责任。