会计档案管理办法
发布人:系统管理员  发布时间:2006-05-11   浏览次数:2183

 

会计档案管理办法

 

为了加强我校会计档案的管理工作,现依据财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》,以及国家教委《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》,结合我校实际情况,制定会计档案管理规范如下:

一、会计档案是会计核算专业资料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。包括:综合类、会计报表、会计帐簿、会计凭证、工资清册。

二、会计档案的立卷。计财处为一个会计档案立卷部门。各科设专(兼)职档案员,负责督促会计承办人员做好平时材料的收集、积累,按照归档要求整理立卷,装订成册,并妥善保管。

三、会计档案的内部交接。年度终了后,次年的9月底前,由各科专(兼)职档案员负责将整理好的会计档案交档案室,因记帐凭证数量较多,也可按月整理交档案室。计财处由处长指定或抽调专人组成会计档案复核小组,按照会计基础工作规范化要求对移交的会计档案进行复核,凡不符合要求的案卷,须返回重新整理,达到标准后方可办理移交手续。移交时,专(兼)职档案员按年度分类帐填写《会计档案交接登记簿》一式两份,由复核小组负责人监交签字。

四、档案员负责把收集的会计档案分类编号。填写档案案卷目录一式两份。

1、按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引,给出检索分类号。

2、根据财会档案的内容构成和形成特点,编制用于档号的二级类目代号简表。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

高等学校财会类档案二级类目代号简表

CK

11

12

13

14

15

 

综合

会计报表

会计帐簿

会计凭证

工资清册(奖金、学生资料入此)

3)会计档案档号 = 年度号 + 财会档案分类号 +案卷号。模式如下:

20××—CK001 ~ n

                                                

                      

                            案卷号(按最下位类目流水)

                                                                                      

 

财会类档案二级类目代号                       

分类号

财会类档案一级类目代号

年度号

 

 

五、会计档案编目。会计档案整理立卷后,分类按照编制好的案卷目录和卷内目录,分别各汇编两本档案目录册。一本交校档案室,一本留用作会计档案保管册。

六、会计档案的保管要求。

1、会计档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有适应的防火器材。

2、会计档案室保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅地方,以利查阅,并防止潮湿。

3、会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒,保持清洁卫生,以防虫蛀。

4、设置会计档案查阅登记簿、借阅登记簿,以防散失和泄密。

七、移交会计档案时间:当年会计档案,在会计年度终了后可暂由计财处保管3年,期满后的次年6月底前由档案员,将应归档的会计档案编制移交目录一式二份送负责人审核签字后,连同案卷集中向学校档案管理部门移交。

八、档案部门接收保管的会计档案,原则上应保持原装,个别需拆封重整的,应会同财会部门经办人员共同拆封整理,以分清责任。

九、会计档案保管期满,需要销毁时,由校档案部门提出意见,会同计财处共同鉴定,严格审查,编造会计档案销毁清册,报校领导审查批准后,由档案部门和计财处各派一人监督销毁。监销人在销毁前应认真清点,核对无误后,在销毁清册上签字盖章,方可进行销毁。销毁清册一式三份,在销毁工作结束后,一份经主管领导审查批准后归档,一份送上级主管部门备案,一份留计财处备查。