关于会计档案整理归档的具体要求
发布人:系统管理员  发布时间:2006-05-11   浏览次数:6903

 

关于会计档案整理归档的具体要求

 

为了切实做好会计档案的整理归档工作,各科负责人应确定本部门专(兼)职档案员,负责督促会计承办人员做好平时材料的收集、积累,按照会计档案整理要求统一标准整理成册,填写《会计档案交接登记簿》一式两份交管理科档案室。具体要求如下:

会计档案的归档范围。

1、归档的主要内容。归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。主要包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等。具体范围见附表。

2、不归档的文件材料。包括:上级有关财务的普发性、不办的文件;未定稿的文件;重份文件及校内其他单位发来的文件;未生效的合同、协议、单据;无查考利用价值的一般性、临时性文件;与校外单位交换来的材料(可作资料保存)。

二、会计档案的立档要求。

年度终了,专(兼)职档案员负责督促会计承办人员把会计资料按会计年度时间统一标准整理组卷,不同年度、不同帐套的会计资料不能一起立卷。对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证,应单独立卷,由兼职档案员保管至结清债权、债务为止。

卷内文件材料要求去掉金属物,对破损的材料要使用纸质材料修复,不得使用塑料胶带。字迹模糊、扩散的,应复印并与原件一并立卷。卷内目录表按规定格式用黑色钢笔或微机打印。案卷基本按A4B5复印纸及宽、窄行打印纸尺寸装订(记帐凭证除外),对不合格的材料应按统一尺寸整理整齐,案卷左侧使用粗线装订。若装订线处有重要批注,须贴边处理。

档案封面使用牛皮纸按统一格式打印(见附表1 ,不得涂改或有其他与资料内容无关的字迹。卷脊若露置在外应包边处理,粘缝两端加盖骑缝公章。装订线封在封皮内,不能暴露在外。

除记帐凭证外,所有案卷均从1开始按自然页编号(包括封面、封底),用打号机打在有书写文字的页面非装订线一侧的上角,每册不超过200页。

三、          各类会计档案整理装订的具体要求。

(一)        会计凭证。

1、记帐凭证按月顺序整理,每月从第一号编起,编到月末最后一张止,连同所附原始凭证,定期装订成册,以防散失。装订时所附原始单据应粘贴均匀、平整,不平的可用厚纸板垫齐。必须采用三孔一线的方法,粗线装订成册。填盖记帐凭证封皮和凭证盒,凭证张数为记帐凭证的自然张数,在封皮上方加盖单位公章。粘贴封皮,大小与凭证边齐。每册凭证应整齐、结实、美观、均匀,以左侧卷脊处为本册凭证最厚位置。厚度不超过2cm。月末将凭证装入凭证盒并妥善保管至交档案室止。

案卷个别无法粘贴的原始单据可作凭证附单装订另存,记帐凭证的左上方注明“原始单据另存”。记帐凭证封面附记中注明“某号凭证原始单据另存”(不作正式档案保存的附单不需在凭证及封面上注明)。会计凭证附单按立档要求装订成册粘贴封皮,同记帐凭证一并交档案室。案卷标题应注明年份、月份、凭单号码。

2、每月银行存款余额调节表按帐号附银行对帐单保存,年终装订成册。填写目录,粘贴封面。目录包括帐号、开户行、页码。

3、收款收据存根按类别整理排序,用打号机在每本票据右上角编号。填写《会计档案交接登记簿》,注明票据类别、本号、票据编号。按十本为一扎交档案室。

收款收据不再移交学校档案馆,在票据保存年限到期后填写销毁清册,经财务负责人同意后销毁。票据存根保存年限:①事业收费基金票据、往来票据、缴款书保存五年;②幼儿园收费收据保存五年;③校内收款收据保存三年;④校医院收款收据保存一年。

(二)会计帐簿。年度终了,应将全年的会计帐簿按现金日记帐、银行存款日记帐、总帐、明细帐、辅助帐分类整理。明细帐按资产类明细帐、负债类明细帐、基金类明细帐、收入类明细帐、支出类明细帐分别整理。填写经管人一览表、帐簿目录,去掉空白帐页装订成册,粘贴封面,封面使用统一格式的牛皮纸,标题应写明帐簿类别。经管人一览表应认真填写,加盖单位公章。明细帐的目录应填写到二级科目。

现金收付表和银行存款收付表作为辅助帐管理。

(三)会计报表。按年报、季报、月报分别整理,编写目录,加上封面装订成册。

年初建帐资料、年末结帐资料按会计报表整理要求单独装订存档。

预算报表应按预算年度装订存档。

(四)工资清册。按月顺序整理,整理时工资汇总表在前,其次是由各部门提供的变动通知单,最后是工资发放明细表,粘贴封皮。

(五)综合类。

1、上级单位有关财务会计工作的文件材料应复印一份,分别装订,一份作为会计档案永久保存,复印件留存处内作备查资料。卷内目录按校档案馆要求格式微机打印,并备份在磁盘上交档案室。

2、校内文件不作会计档案管理。但应按存档文件要求装订。交档案馆作处内备查资料。

四、          年度终了后,于次年的9月底前,以科室为单位,由各科兼职档案员负责将科内全部档案分类整理,按帐套分别填写《会计档案交接登记簿》交档案室,由处档案员分类编号整理入档。因记帐凭证数量较多,也可按月整理交档案室。

附表一:

 

山东理工大学

 

     

 

 

 

 

       月至      

 

保管期限

 

 

本卷共               

 

装订员

 

 

立卷部门

 

分类名称

 

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附表:二

高等学校财会类档案归档

范围和保管期限表

CK11  综合

 

序号                                            保管期限

1     上级有关财务会计工作的文件材料                         永久

2     本院财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件         长期

3     学院基金管理工作文件                                   短期

4     有关财务管理方面的其他文件材料                         短期

5     会计移交清册                                           长期

6     财会档案移交保管清册                                   永久

7     财会档案销毁清册                                       长期

 

CK12  会计报表

 

序号                                            保管期限

1    决算报表                                                 永久

2    预算会计报表                                             短期

3    年度以上规划表、分配计划、测算表                         长期

4    年度以上各种统计报表(含工资报表)                       长期

5    季度以下各种计划、统计报表(含月会计报表)               短期

6    年初建帐资料                                             长期

7    年末结帐资料                                             长期

 

CK13  会计帐簿

 

序号                                               保管期限

1    总帐                                                     长期

2    明细帐簿(含明细帐、分户或登记帐)                       短期

3    学校专项基金帐簿                                         短期

4    日记帐                                                   短期

     其中:现金、银行存款日记帐                               长期

5    固定资产明细帐(卡片)                                   短期

(固定资产报废清理后保管五年)

6    现金、银行收付表                                         短期

7    工作日志                                                 短期

 

CK14  会计凭证

 

序号                                   保管期限

1    记帐凭证、凭证附单、其他原始凭证                        15

2               项目分配凭证                                            15

3               立项审批表、其他原始凭证                                 短期

4               固定资产入帐凭证、低值品领用凭证                        15

5    涉及债权、债务及未清理完毕的凭证                         长期

6    银行存款余额调节表及银行对外帐单                         短期

7    现金盘点表                                               短期

8    作废支票                                                 短期

9    各种合同                                                 短期

10   存贮在磁性介质上的会计数据                              长期

11   其他原始资料                                             短期

12   记帐凭证交接表、原始凭证交接表、处内会计档案交接表       长期

 

CK15  工资清册

 

序号                                   保管期限

1    工资发放名册、卡片                                       永久

2    工资转移、证明、通知存根                                 长期

3    各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等           短期